Som managementkonsult sedan 20 år har jag besvarat en hel del anbudsförfrågningar, RFI:er (Requests for Information) och suttit i diskussioner med kunder som brottas med att formulera såväl sitt behov av konsultstöd som vilken typ av insats de egentligen behöver. Med risk för att uppfattas ”kasta sten i glashus” eller tala i egen sak vill jag här ge min syn på hur man kan upphandla managementkonsulttjänster på ett effektivt sätt.
Identifiera behov och scope på rätt nivå
Möjligheten att ringa in tydliga behov är större när de är väl avgränsade och kända. Till exempel kan ett behov vara att minska overheadkostnaderna. Detta kan i sin tur hänga samman med ett bredare behov av att förbättra rörelsemarginalen vilket i sin tur kan hänga samman med att ägarna inte är nöjda med avkastningen. I upphandlingar av managementkonsulter har kunden ofta ambitionen att ringa in tydliga behov som man lägga fram för den eller de konsulter man vänder sig till. Och här finns förmodligen en av de allra största förbättringsmöjligheterna inom upphandling av managementkonsulter. Nämligen att undvika att snäva in behoven i ambitionen att göra dem tydliga för konsulten. Det är inte alls säkert att den mest effektiva åtgärden är att kapa OH-kostnaderna. Det kan vara bättre att titta bredare på möjligheter att förbättra rörelsemarginalen eller rentav att formulera ett väldigt generellt behov som handlar om att göra ägarna nöjda.
Istället för att själv ge sig på att förtydliga behoven är det ofta mer effektivt att fundera på vilken nivå av kompetens jag behöver. Om behovet är väl känt och scopet avgränsat räcker det antagligen att ta in en specialist med spetskompetens inom just det området. Men om jag inte är säker på vilka mina egentliga behov är, kan det vara bättre att ta in erfarna generalister som kan hjälpa mig ringa in behoven, innan man kopplar in specialistkonsulter. Risken om jag själv går för långt i att försöka förtydliga mina behov är att insatsen blir felriktad och att den inte löser det egentliga problemet.
Ett enkelt kriterium om man vill komma åt grundorsakerna till problemen är att utgå från vilken intressentgrupp som påverkas av problemen. Är det ägarna, kunderna eller medarbetarna? Hur stort är problemet – är det ett reellt hot mot till exempel kundnöjdheten, eller är det ett mindre problem som inte har någon direkt påverkan på någon viktig intressentgrupp. Ju mer behovet kan kopplas till påverkan på en prioriterad intressent, desto större anledning att ta hjälp av en erfaren managementkonsult för att definiera scopet och rikta uppdraget rätt.
Gör en bred marknadsöversikt
Managementkonsultmarknaden är bred med en stor variation i storleken på firmor, lokala, regionala eller globala firmor och en stor variation i specialisering och kundbas. Förutom renodlade managementkonsulter finns det specialistkonsulter som nischat in sig på delar av managementkonsultområdet och konsultmäklare och bemanningsföretag som förmedlar frilansande experter inom olika områden. En översikt över den svenska managementkonsultbranschen finns i Konsultguiden
Min erfarenhet är att många kunder söker för snävt när de gör sin marknadsöversikt. De snävar in urvalet till bara konsulter med väldigt nischad och senior kompetens och med erfarenhet från just den specifika branschen som uppdraget gäller. Det gör att marknaden plötsligt krymper till ett fåtal firmor som kan uppfylla kriterierna, vilket leder till inflexibilitet och bristande konkurrens. Ofta vill man dessutom att managementkonsulten ska bidra till nya sätt att se på frågor och nya lösningar, vilket talar emot att man använder konsulter med samma kompetens och branscherfarenhet som man har själv. Det viktigaste i marknadsöversikten är därför att se till vilken kompetens man tror är viktigast. Är det processorientering, ledningsutveckling, styrning, digitalisering, omorganisationer, förändringsarbete eller strategiarbete? Eller är det en generalist med väldigt breda kunskaper om olika managementområden? Gå sedan ut brett till konsulter med den kompetensen med en RFI eller en anbudsförfrågan.
I upphandlingen av konsulter är kemin lika viktig som kompetensen
I upphandlingar utvärderar kunden ofta kompetens, erfarenhet, referenser och metoder. Dessa kriterier för att välja konsult leder ofta fel av följande skäl:
När det gäller kompetensen ställer man ofta krav på alltför bred kompetens och alltför specialiserad kompetens. Och dessutom att den enskilde konsulten ska besitta all kompetens själv. Det viktiga är att det finns tillräcklig kompetens i konsultteamet och att konsulterna har erfarenhet av uppdrag inom samma kompetensområde, inte nödvändigtvis inom samma bransch.
Referenstagning är ett vanligt urvalskriterium men inte särskilt effektivt som urvalsinstrument, eftersom förutsättningarna för tidigare genomförda uppdrag kan skilja sig väldigt mycket från det uppdrag som den aktuella upphandlingen gäller. Snarare kan referenstagning användas som ett sätt att avgöra om konsultfirman är seriös och ansvarstagande och har levererat i enlighet med den offert eller anbud som de gav.
Att redovisa metoder ingår ofta i upphandlingar och kan vara värdefullt om den som upphandlar själv är insatt i frågan och kan utvärdera de metoder som konsulterna beskriver. Men i många fall finns den kompetensen inte hos upphandlaren och då blir redovisningen av metoder ganska meningslös.
Ett urvalskriterium som är undervärderat, särskilt inom offentlig upphandling, är kemin mellan konsulterna och uppdragsgivaren. Managementkonsulttjänster utvecklas och levereras i samspel mellan konsultteamet och uppdragsgivaren. Därför är personkemin och den ömsesidiga förståelsen och tilliten avgörande faktorer för att få ett lyckat resultat. Min starka rekommendation till uppdragsgivare är därför att kalla konsulterna till intervju för att känna av om personkemin verkar stämma. Talar vi samma språk? Har vi en gemensam värderingsgrund? Kommer vi att fungera ihop? En intervju borde vara obligatoriskt när man upphandlar managementkonsulttjänster, även om det för en del offentliga upphandlare framstår som jobbigare än att enbart ta in skriftliga anbud.
Tips om var du hittar mer information
Kammarkollegiet har en hel del bra information om upphandling av managementkonsulttjänster kopplat till sina ramavtal inom managementtjänster. Se till exempel ramavtalet för managementtjänster inom verksamhets- och organisationsutveckling. Läs mer!
Branschföreningen Sveriges Managementkonsulter har information om bland annat etiska riktlinjer. Läs mer!
Jobbar du inom offentlig sektor och vill samarbeta med oss? Då kan vi på Sonder erbjuda enkel hantering för avrop då vi har ramavtal med ett flertal myndigheter och organisationer. Läs mer!
