Jag har haft många perioder i mitt arbetsliv då jag känt att jag tappat kontrollen över inflödet av arbetsuppgifter och förmågan att prioritera.
Jag har sprungit på i ett allt snabbare tempo och inbillat mig själv att det är lösningen. Jag har kommit dåligt förberedd till möten, hafsat igenom meddelanden som regnat in, försökt prioritera kollegor som vill bolla saker och bockat av saker på att-göra-listan som vuxit sig allt längre. Hela tiden med den gnagande känslan av att jag varken gör rätt saker eller gör sakerna rätt.
Känner du igen dig? Om svaret är ja så är du inte ensam. Om det kan vara till någon tröst.
Att vara i en torktumlare
I torktumlaren tumlar strumpor i olika färger runt bland handdukar, kalsonger och trosor. Vi kastar oss från den ena saken till den andra. Allt är bråttom och måste gå snabbt. Vi tumlar runt – ibland utan någon tydlig kompass eller riktning. Vi hinner inte reflektera för vi har så mycket att göra. Visst, det är fullkomligt mänskligt att befinna sig i torktumlaren och det är ofta där vi också ska vara. Men titt som tätt behöver vi kliva ut ur den och betrakta strumporna som tumlar runt därinne istället för att vara en av dem.
PÅ systemet, inte i
När jag började som konsult på Sonder sa mina kloka kollegor till mig att som konsult är det viktigt att vara ”på systemet, inte i”. Det har tagit lite tid för mig att landa i vad det verkligen betyder och hur viktigt det faktiskt är att ha detta perspektiv med sig. Inte bara för mig som konsult utan för alla.
Fem tips
När du känner att du tumlar runt lite väl snabbt i torktumlaren så kan det vara bra med några verktyg för att lyfta blicken och vara ”på systemet” ett tag. Här kommer mina fem tips för detta:
1. Skapa kontinuerlig förbättring genom retro (retrospektiv)
Ett retro handlar om att titta tillbaka och dra lärdomar och erfarenheter av det arbete som genomförts. Retro används för att belysa olika perspektiv och få ny energi. Men det handlar också om att kontinuerligt förbättra och förfina såväl arbetet som samarbetet. En retro genomförs med fördel löpande till skillnad från en utvärdering som oftast avslutar ett projekt.
Hur: be deltagarna skriva ned vad de vill fortsätta med, sluta med, börja med.
2. Prioritera med hjälp av prioriteringsmatris och kollega
Prioriteringsmatrisen används för att sortera arbetsuppgifter och synliggöra vad som är bråttom och viktigt. Genom att ta med en eller flera kollegor i övningen får man dessutom nya perspektiv på de saker som man själv uppfattar som viktiga.
Hur: skriv ner dina arbetsuppgifter, att-göra-listan och ta en skärmdump på din kalender. Sätt dig tillsammans med en kollega och sortera dem utifrån prioriteringsmatrisen bråttom/viktigt.
3. Tydliggör förväntningar och spelregler i samarbetet
För att få till ett lustfyllt och effektivt samarbete från start är det bra att diskutera vilka spelregler som ska gälla och tydliggöra varandras förväntningar.
Hur: Kör en post-it-övning där varje deltagare får skriva lappar kopplat till förväntningar och spelregler.
4. Checka in vid alla möten
Genom att checka in får varje deltagare möjlighet att ta plats i rummet genom att dela vilka tankar/känslor de kommer in med i mötet. Transparensen som följer av en incheckning bidrar ofta till ett mer tillitsfullt klimat i gruppen.
Hur: Gå varvet runt och låt deltagarna svara på incheckningsfrågan ”Hur känner du dig just nu”.
5. Checka ut vid alla möten
Varje möte kan med fördel avslutas med en utcheckning då det ger ett tydligt avslut på mötet och ser till att alla kommer till tals. En utcheckning bidrar till utveckling och kan förbättra nästa möte.
Hur: checka ut med något som är anpassat för tillfället. Det kan vara en känsla eller reflektion, t ex ”vad tar du med dig från detta möte?”
Genom att använda verktygen ovan skapar du kontinuerliga tillfällen av reflektion. Du tvingar dig själv att stanna upp och fundera på var du befinner dig, t ex innan ett möte och efter ett möte.
Vår devis på Sonder är att våga pröva oss fram. Om vi inte testar nya sätt, verktyg och metoder så kommer vi heller inte skapa några nya resultat. Så varför inte redan denna vecka prova något av verktygen ovan och ta tillbaka kontrollen över både hastigheten och innehållet i torktumlaren?
