Hur kan effektivitet som begrepp förstås och vad är det som kan känneteckna en effektiv organisation år 2024? När jag reflekterar över mina egna erfarenheter som managementkonsult inser jag att organisatorisk effektivitet primärt handlar om adaptionsförmåga och framgångsrik förändringsledning, snarare än fokus på att maximera produktion utifrån minsta möjliga resurser.
Effektiva organisationer i en förutsägbar miljö
Mycket av diskursen om effektivitet har sitt ursprung i Frederik Winslow Taylor, som lite skämtsamt kan tolkas vara en av de första managementkonsulterna. Taylor drevs av målsättningen att öka effektiviteten, ofta utan hänsyn till variabler utanför hans egen uppfattning av konceptet. Utifrån Taylors perspektiv handlade effektivitet främst om att öka produktivitet och reducera kostnader där varje aktivitet i en process analyseras och optimeras för att sedan standardiseras.
Om jag bortser från Taylorismens tvivelaktiga syn på människan kan jag tycka att hans teorier har sin plats, men endast om miljön kan liknas med en producerande fabrik med standardiserade förlopp – vilket inte allt för ofta är fallet.
När jag ser på dagens organisationer föreställer jag mig inte hur asksvart rök bolmar ohindrat ur skorstenar och löpande band som aldrig slutar snurra. Den era vi lever i idag är snarare att betrakta som komplex och dynamisk där exempelvis teknologisk utveckling, skiftande kundbeteenden och geopolitiska förändringar ställer ökade krav på flexibilitet och anpassningsförmåga.
Effektivitet i komplexa sammanhang
Hur organisationer idag kan hantera detta yttre tryck tycker jag åskådliggörs på ett bra sätt av General Stanley McChrystals insikter i boken ”Team of Teams”. Där beskriver han hur den tidigare robusta och hierarkiska organisationsstrukturen hos de amerikanska elitstyrkorna behövdes rivas ner och byggas om för att bemöta den nya och dynamiska verkligheten i kampen mot terrorism.
Mer specifikt gick de från en hierarki likt en maskinbyråkrati, till ett nätverk av mindre grupper i kombination med decentraliserat beslutsfattande, horisontell kommunikation och korta planeringshorisonter. De omfamnade helt enkelt osäkerheten och byggde in en flexibel organisationsstruktur i strävan av att konstant kunna adaptera sig till gällande förutsättningar, något som kom att bli ett framgångsrecept.
Sann effektivitet handlar om adaptionsförmåga
De modeller som tidigare skapade organisatorisk effektivitet har ofta rötter i industrialismen. Men strävan om att skapa effektivitet idag handlar inte enbart om att maximera produktion med minsta möjliga resurser i kontrollerade miljöer. Vi behöver i stället lägga betydligt mer energi på att förstå den föränderliga kontexten vi verkar inom och hela tiden pröva oss fram utifrån hypoteser om vad vi tror och lära oss längs vägen.
En effektiv organisation idag kan förstås kännetecknas av en förmåga att konstant adaptera sig till sin omgivning och kunna dra nytta av dessa förändringar. Om vi inte kan säkerställa att vi gör rätt sak vid varje givet tillfälle á la Taylors standardiserade händelseförlopp behöver vi skapa flexibla strukturer och arbetssätt där vi kan lära oss av de gånger vi går fel och hela tiden anpassa oss i takt med förändringsbehov.
Guidetips!
Vill du läsa mer om förändringsledning eller agila organisationstransformationer, spana gärna in våra guider inom området!
